Bem, eu vou falar sobre trabalho. em especial porque as pessoas parecem não fazer seu trabalho no trabalho, que é um problema que todos temos. Mas, vamos começar pelo início. Nós temos companhias, ONGs e caridade e todos esses grupos que têm empregados ou voluntários de algum tipo.E eles esperam que essas pessoas que trabalham para eles façam um bom trabalho – eu espero, pelo menos. Pelo menos um bom trabalho é, no mínimo, um bom trabalho – talvez até um ótimo trabalho.Então, o que elas fazem normalmente é decidir que todas as pessoas precisam se juntar em um lugarpara fazer o trabalho. Então na empresa, na caridade, ou numa organização qualquer, normalmente – a menos que trabalhe na África, se você tiver essa sorte – as pessoas têm que ir ao escritório todo dia. E então as companhias constroem prédios comerciais. Elas compram um prédio, ou alugam um prédio, ou algum tipo de espaço e elas enchem o lugar com coisas. Enchem de mesas ou escrivaninhas, cadeiras, computadores, programas, acesso à Internet, talvez uma geladeira, talvez mais agumas coisas, e elas esperam que seus funcionários ou voluntários venham a este local todo dia para fazer um ótimo trabalho.Parece perfeitamente razoável pedir isso.
No entanto, se você perguntar às pessoas, ou a si mesmo, se questionar, onde você quer ir realmente quando precisa fazer algo bem feito? Você verá que as pessoas não dizem o que as empresas acham que dirão. Se você perguntar: onde você realmente precisa ir quando tem que fazer algo bem feito?Normalmente você terá três respostas diferentes. Uma é um tipo de espaço, lugar ou sala. Outra é um objeto em movimento. E a terceira é um momento.
Então, eis alguns exemplos. Quando eu pergunto – e tenho perguntado isso às pessoas há 10 anos –“Onde você vai quando precisa realmente fazer algo bem feito?” Eu ouço coisas como, a varanda, a sacada, a cozinha. Ouço coisas como um quartinho da casa, o porão, a cafeteria, a livraria. E então você ouve coisas como o trem, o avião, o carro – ou seja, o transporte. E você ouve as pessoas dizer: “Bem, não importa onde estou, desde que seja bem cedo ou bem tarde da noite ou o fim de semana” Você quase nunca escuta alguém dizer o escritório. Mas as empresas gastam todo esse dinheiro num lugar chamado escritório, e fazem as pessoas ir até lá o tempo todo, e mesmo assim as pessoas não fazem seu trabalho lá.
O que isso significa? Por que é assim? Por que isso acontece? E o que você descobre é que, se você se aprofundar, descobrirá que as pessoas – isso é o que acontece – as pessoas vão ao trabalho e estão trocando seu dia de trabalho por uma série de momentos de trabalho. É isso que acontece no escritório.Você não tem mais um dia de trabalho, tem momentos de trabalho. É como se a porta do escritório fosse um liquidificador onde você entra e seu dia é cortado em pedaços, pois você tem 15 minutos aqui, 30 minutos ali e depois algo acontece e você é tirado do seu trabalho, e você precisar fazer outra coisa, aí passam 20 minutos, depois é o almoço. Depois você tem outra coisa para fazer, aí tem 15 minutos, e alguém passa para para perguntar alguma coisa. E antes de você notar são 5 da tarde, você olha para seu dia e percebe que não conseguiu fazer nada. Quer dizer, todos já passamos por isso. Provavelmente passamos por isso ontem, ou antes de ontem, ou no dia anterior. Você olha para seu dia, e fica tipo, não fiz nada hoje. Eu estava no trabalho. Sentei à minha mesa. Usei meu computador caro. Usei o programa que me disseram para usar. Fui a essas reuniões que me pediram para ir. Fiz palestras. Fiz tudo isso.Mas na verdade não fiz nada. Só realizei tarefas. Não fiz nenhum trabalho significativo.
E o que você descobre é que, especialmente com pessoas criativas – designers, programadores,escritores, engenheiros, pensadores – essas pessoas realmente precisam de longos períodos ininterruptos para fazer algo bem feito. Você não pode pedir que alguém seja criativo em 15 minutos e realmente refletir sobre um problema. Você pode ter uma ideia rápida, mas pensar profundamente sobre o problema e considerá-lo com cuidado, requer períodos longos e ininterruptos de tempo. E mesmo que o dia de trabalho normal tenha oito horas, quantas pessoas aqui já tiveram oito horas para si no escritório? Que tal sete horas? Seis? Cinco? Quatro? Quando foi a última vez que você teve três horas para si no escritório? Duas horas? Uma, talvez. Muito, muito poucas pessoas tiveram de fato longos períodos ininterruptos no escritório. E é por isso que as pessoas escolhem trabalhar em casa, ou podem até ir ao escritório, mas elas vão lá bem cedo pela manhã, ou tarde da noite quando não há ninguém lá,ou ficam até tarde depois que todos se foram, ou vão no fim de semana, ou trabalham no avião, ou traballham no carro, ou no trem, onde não há distrações.
Agora, existem tipos diferentes de distrações, mas não os tipos realmente ruins de distrações dos quais falarei em um minuto. E todo esse tipo de fenômeno de ter momentos quebrados para fazer as coisasme lembra de outra coisa que não funciona quando você é interrompido, que é o sono. Eu acho sono e trabalho coisas muito parecidas. E não é apenas que pode-se trabalhar enquanto dorme ou dormir enquanto se trabalha. Não é o que quero dizer. Estou falando especificamente do fato de que sono e trabalho são eventos baseados em fases, ou em estágios. Então o sono baseia-se em fases ou estágios – as pessoas usam termos diferentes. Existem cinco delas, e para chegar nas fases realmente profundas e significativas, você tem que passar pelas primeiras. E se você for interrompido durante essas primeiras fases – se alguém encosta em você na cama, ou se há um ruído, ou alguma coisa acontece – você não retoma de onde parou.
Se você for interrompido e acordar, você tem de começar de novo. Você tem que voltar nas fases e começar do zero. E o que acaba acontecendo – às vezes você tem dias assim, quando acorda às oito da manhã, ou às sete, ou a qualquer hora que você acorde, e você fica tipo: “Cara, eu não consegui dormir direito. Fiz o processo todo: fui para cama, me deitei, mas na verdade não dormi bem.” As pessoas dizem que vão dormir, mas na verdade não vão dormir, vão em direção ao sono. Só que leva tempo. Você tem que passar as fases e tudo mais. E se você for interrompido, você não dorme bem. Como podemos esperar – alguém aqui espera que se durma bem sendo interrompido o tempo todo? Não acho que alguém diga sim. Por que esperamos que pessoas trabalhem bem se elas são interrompidas o dia todo no escritório? Como pedir que as pessoas façam seu trabalho se elas vão ao escritório para serem interrompidas? Isso realmente não parece fazer muito sentido para mim.
Então quais são as interrupções que ocorrem no escritório que não ocorrem em outros lugares? Pois em outros lugares, você pode ter interrupções, tipo, você pode ter a TV, ou pode sair para passear, ou assaltar a geladeira na cozinha, ou você tem seu próprio sofá, ou alguma coisa que você queira fazer. E se você conversar com alguns gerentes, eles dirão que não querem funcionários trabalhando em casapor causa dessas distrações. Eles também dizem – algumas vezes também dizem: “Bem, se você não vê, como sabe se a pessoa está trabalhando?” o que é ridículo, claro, mas é uma das desculpas que gerentes dão. E eu sou um desses gerentes. Eu entendo. Sei como é isso. Todos temos que melhorar nesse tipo de coisa. Mas, frequentemente, citam as distrações. “Não posso deixar que trabalhem em casa. Eles vão assistir TV. Farão outras coisas.” Acontece que essas coisas não são as que realmente distraem. Pois são todas distrações voluntárias. Você decide quando quer ser distraído pela TV. Você decide quando quer ligar alguma coisa. Você decide quando quer descer, ou dar um passeio. No escritório, a maioria das interrupções e distrações que não deixam as pessoas fazer seu trabalho são involuntárias. Vamos abordar algumas delas.
Agora, gerentes e chefes sempre vão fazer você pensar que as verdadeiras distrações no trabalho são coisas como Facebook, Twitter, YouTube e outros sites. E de fato, eles chegam ao ponto de realmente banir esses sites no trabalho. Alguns aqui podem trabalhar em lugares onde não se acessa certos sites.Quero dizer, isso aqui é a China? Que diabos está acontecendo aqui? Você não pode acessar um site no trabalho, e esse é o problema, é por isso as pessoas não trabalham direito, porque estão no Facebook ou no Twitter? Isso é meio ridículo. É uma armadilha. E, hoje em dia, Facebook, Twitter e YouTube, são meramente as pausas-para-o-cigarro modernas. Ninguém ligava em deixar as pessoas fumarem por 15 minutos 10 anos atrás, então por que todo mundo se importa com acesso ao Facebook aqui e ali, ou ao Twitter, ou ao YouTube? Esses não são os verdadeiros problemas no escritório.
Os problemas reais são o que eu chamo de G&Rs, Gerentes e Reuniões. Esses são os verdadeiros problemas do escritório moderno. É por isso que as coisas não são feitas no trabalho, por causa dos G&Rs. Agora, é interessante que se você ouvir a respeito de onde as pessoas falam sobre fazer o trabalho – como em casa, no carro, no avião, tarde da noite, ou de manhã cedinho – você não encontra gerentes e reuniões. Encontra várias outras distrações, mas não gerentes e reuniões. Assim, essas são coisas que você não encontra em nenhum outro lugar, mas encontra no escritório. E gerentes, basicamente, são pessoas cujo trabalho é interromper os outros. Isso é mais ou menos o que gerentes fazem, interrompem as pessoas. Eles não trabalham de verdade, e aí querem saber se os demais fazem o trabalho, o que é uma interrupção. E temos um monte de gerentes no mundo hoje. E temos um monte de gente no mundo hoje. E temos um monte de interrupções no mundo devido a esses gerentes. Eles têm que chegar e dizer: “Ei, como está indo? Me mostra o que está fazendo”, esse tipo de coisa. E eles ficam interrompendo você na hora errada. Enquanto você está tentando fazer o que é pago para fazer,eles tendem a lhe interromper.
E isso é meio ruim. Mas o pior de tudo é aquilo que os gerentes mais fazem, que é marcar reuniões. E reuniões são coisas simplesmente tóxicas, terríveis e venenosas durante um dia de trabalho. Todos sabemos que isso é verdade. Você nunca veria uma reunião marcada espontaneamente por funcionários.Não funciona dessa forma. O gerente marca a reunião para que todos os funcionários se juntem, e isso é algo muito perturbador a se fazer com as pessoas – é dizer: “Ei, olha, vamos juntar 10 pessoas agora mesmo e fazer uma reunião. Não ligo para o que esteja fazendo. Apenas pare o que está fazendo para que possamos fazer essa reunião.” Quero dizer, quais as chances das 10 pessoas estarem prontas para parar? E se estivessem pensando sobre algo importante? E se estivessem fazendo um trabalho importante? Do nada, você diz a elas que parem o que estão fazendo para fazer alguma outra coisa.Então elas vão à sala de reunião, ficam juntas, falam sobre coisas que geralmente não importam de verdade. Porque reuniões não são trabalho. Reuniões são para falar sobre aquilo que deve ser feito mais tarde.
Mas as reuniões dão cria. E uma reunião tende a gerar outra reunião, que tende a gerar uma outra reunião. Quase sempre há pessoas demais na reunião, e elas são muito, muito caras à organização. As companhias pensam na reunião de uma hora como uma reunião de uma hora, mas isso não é verdade, a menos que só haja uma pessoa nessa reunião. Se 10 pessoas estão na reunião, é uma reunião de 10 horas, não de uma. São 10 horas de produtividade tiradas do resto da organização para fazer essa reunião de uma hora, que, provavelmente, seria resolvida por duas ou três pessoas conversando por alguns minutos. Mas ao invés disso, há uma longa reunião agendada, já que a reunião é agendada de acordo com os programas, que funcionam em acréscimos de 15 ou 30 minutos ou uma hora. Não se marca uma reunião de 8 horas no Outlook. Não dá. Eu nem sei se é possível. Você pode 15, 30 ou 45 minutos ou uma hora. E, então, tendemos a preencher o tempo quando as coisas deveriam ir bem rápido.
Assim, reuniões e gerentes são dois grandes problemas nos negócios hoje, especialmente em escritórios. Essas coisas não existem fora do escritório. Então eu tenho algumas sugestões para remediar a situação. O que os gerentes podem fazer – gerentes esclarecidos, esperamos – o que podem fazer para melhorar o escritório para as pessoas trabalharem, de modo que não seja o último recurso, mas o primeiro? Fazer as pessoas começarem a dizer: “Quando quero resolver algo, eu quero ir ao escritório.” Pois os escritórios são bem equipados, tudo deveria estar lá para elas trabalharem, mas elas não querem ir para lá agora, então como mudar isso? Eu tenho três sugestões para compartilhar com vocês. Me restam três minutos, então vai dar certinho.
Todos ouvimos sobre o lance da sexta casual. E não sei se ainda fazem isso. Mas que tal as quintas sem falar. Que tal – escolha uma quinta-feira do mês, divida o dia ao meio e à tarde – eu vou facilitar para vocês. Apenas à tarde em uma quinta-feira. A primeira quinta do mês, somente à tarde, ninguém no escritório pode falar com os outros. Tudo em silêncio e nada mais. E o que você descobrirá é que uma tremenda quantidade de trabalho é concluída quando ninguém fala com os demais. Essa é a hora em que as coisas são feitas, quando ninguém perturba, ninguém interrompe. Dar a alguém quatro horas de tempo ininterrupto é o melhor presente para qualquer um no trabalho. É melhor que um computador.Melhor que um novo monitor, que um novo programa, ou o que seja que pessoas usam normalmente.Dando-lhes quatro horas de quietude no escritório será extremamente valioso. E se tentar isso, acho que você verá que concorda. E talvez, espero, você possa fazer isso mais vezes. Então, pode ser semana sim, semana não, ou toda semana, uma vez por semana, toda tarde ninguém pode falar com o outro.Isso é algo que você verá que realmente funciona.
Outra coisa que você pode tentar é mudar de comunicação e colaboração ativas, que são os encontros cara-a-cara, bater no ombro de alguém, cumprimentar alguém, fazer reuniões, e substituí-las por modelos passivos de comunicação usando coisas como e-mail e mensagens instantâneas, ou produtos de colaboração, coisas desse tipo. Agora, algumas pessoas podem dizer que e-mail distrai e mensagem instantânea também distrai, e que essas coisas são realmente distrativas. Mas são distrativas na hora que você escolher, é sua escolha. Você pode fechar o e-mail, mas não pode fechar o seu chefe. Pode fechar as mensagens, não pode minimizar seu gerente. Você pode deixar essas coisas de lado, e então ser interrompido conforme sua agenda, em seu tempo, quando está de fato disponível, pronto para outra. Porque trabalho, como o sono, acontece em fases. Assim, você vai estar realizando algum trabalho, e então quando você se desligar desse trabalho, talvez seja hora de checar seu e-mail ou mensagens instantâneas. E existem muito, muito poucas coisas que são urgentes, que precisam acontecer, ser respondidas, no mesmo segundo. Assim, seu gerente pode começar a encorajar mais o uso de mensagens, e-mails e outras coisas que possam ser deixadas de lado para depois acessá-las e dar o retorno quando convir.
E a última sugestão que tenho é que, se você tiver uma reunião marcada, se estiver em seu poder,simplesmente cancele. Cancele essa reunião. Hoje é sexta, e segunda normalmente é um dia de reuniões. Simplesmente não a faça. E não é para mudar a data, é para apagá-la da memória, já era. Você perceberá que tudo ficará muito bem. Todas discussões e decisões que achava que tinha para fazernaquele momento, às 9 da manhã da segunda, simplesmente as esqueça, e tudo ficará bem. As pessoas terão a manhã livre, poderão realmente pensar, e você verá que tudo aquilo que pensava que tinha que fazer, você, na verdade, não tem.
Então estas são três sugestões rápidas que queria lhes dar para pensar a respeito. E espero que algumas dessas ideias tenham sido ao menos provocaticas o bastante para gerentes, chefes, donos de negócio, e organizadores pensarem em relaxar um pouquinho e dar às pessoas mais tempo para fazer seu trabalho. E eu acho que tudo isso irá recompensar no final.
Então, obrigado por me ouvir.
Translated by Rodrigo Ferraz
Reviewed by Francisco Paulino Dubiela
fonte: https://www.ted.com/talks/jason_fried_why_work_doesn_t_happen_at_work/transcript?language=pt-br
Escrito por Jorge Cecílio 
No Brasil, apenas a Nokia comercializa smartphones com o sistema Windows Phone (Dado Ruvic/Reuters)
Cecílio 